Als startende ondernemer sta je ieder kwartaal met een schoenendoos vol bonnetjes bij je boekhouder. Maar meestal zitten er in die doos geen tankbonnen: je hebt namelijk geen zakelijke auto. Je rijdt met je privéauto zakelijke kilometers en denkt dat je alleen die 19 cent per kilometer mag terugvorderen. Dus jij betaalt nu je brandstof onnodig privé, je houdt je kilometers bij en je vordert de btw op brandstof niet terug.
Veel zelfstandigen denken dat het declareren van brandstof-btw veel tijd en moeite kost, en zijn bovendien bang voor een naheffing. Dat wil je voorkomen; jij brandt je vingers niet aan die toestand rond de brandstof-btw. En dus denk je dat je ook geen tankpas nodig hebt.
Het terugvorderen van btw op brandstof hoeft echter helemaal niet tijdrovend en ingewikkeld te zijn. Als je eenmaal weet welke kosten je wel of niet kunt opgeven en hoe je dat kunt doen, kost het je geen extra tijd. Als je je privéauto zakelijk rijdt, mag je inderdaad €0,23 per zakelijk gereden kilometer opgeven bij de Belastingdienst. Maar daarnaast mag je wel degelijk ook de btw op brandstof, onderhoud, banden en vloeistoffen declareren.
We zijn zo gewend geraakt aan het betalen van btw dat we niet meer wakker liggen van die 21%. 21% is echter een vijfde van al jouw autokosten per jaar. Die een vijfde is bijvoorbeeld de btw op de brandstof. En dan kun je ook nog de btw van al je garagebonnen terugvragen. Onderhoud, banden en vloeistoffen worden dan zo’n 21% goedkoper.
Houd er wel rekening mee dat je aan het einde een btw-verrekening moet maken omdat je je auto ook privé rijdt. Je hebt immers niet alle brandstof zakelijk verreden en ook van het onderhoud aan je auto heb je privé profijt gehad. Je moet dus bepalen wat de balans tussen zakelijk en privé is. Dat kun je op twee manieren doen:
Je mag zelf kiezen op welke van deze manieren je de btw verrekent. Je boekhouder kan eenvoudig voor je berekenen wat in jouw geval het meeste voordeel oplevert.
Houd er ook rekening mee dat de Belastingdienst wil kunnen controleren of alle opgevoerde kosten ook daadwerkelijk door jouw bedrijf zijn gemaakt. Om die 23 cent per kilometer terug te kunnen vragen, houd je daarom een kilometerregistratie bij. Om de btw op brandstof te kunnen terugvorderen, moet je alle tankbeurten administreren. De Belastingdienst stelt daaraan de volgende eisen:
- Contant betaalde tankbeurten mogen niet opgevoerd worden, ook niet indien een btw-bon aanwezig is.
- Iedere tankbeurt moet zakelijk betaald zijn met een zakelijke pinpas, credit card of tankpas.
- Soort brandstof, aantal liters, prijs en btw moeten op de tankbon staan.
Let op! Als je betaalt met een zakelijke pinpas of creditcard, moet je deze tankbonnen bewaren omdat de btw niet op je afschrift vermeld staat. Bij betaling met een tankpas hoef je de bonnen niet te bewaren omdat je een gespecificeerde factuur krijgt, met vermelding van de btw.
Op die manier is iedere tankbeurt direct te herleiden naar je bedrijf. De controle op onterecht teruggevorderde brandstof-btw is streng. Als de Belastingdienst twijfels heeft over je declaraties, loop je het risico dat je hele administratie onder de loep wordt genomen en dat je inderdaad een naheffing krijgt, tot wel vijf jaar terug.
Om dat te voorkomen kun je het beste gebruikmaken van een zakelijke tankpas. Als je als zzp'er met jouw privéauto zakelijke kilometers rijdt, heb je daar recht op. Je krijgt dan een verzamelfactuur waar datum, tijd, plaats, aantal liters, soort brandstof én btw op staan. Een tankpas is dus helemaal fiscusproof. Bovendien zijn de kosten van zo’n tankpas vaak erg laag.
